загрузка...

Оптимізація системи управління документообігу ЗНЗ

Вступ.

Розділ І. Методологічні основи дослідження системи документообігу.

1.1.Сучасний стан дослідження системи управління документообігом.

1.2. Уточнення основних понять дослідження.

1.3. Підходи, принципи та методи дослідження системи документообігу ЗНЗ.

Розділ ІІ. Теоретичні основи дослідження системи документообігу ЗНЗ.

2.1. Сутність та особливості документування діяльності загальноосвітнього навчального закладу.

2.2. Структура і функції служби діловодства умови для видання та зберігання документації, автоматизація діловодства.

2.3. Виділення критеріїв ефективності системи управління ЗН.

Розділ ІІІ. Практичне дослідження системи документообігу ЗНЗ № 282.

3.1. Організація та специфіка діловодства у навчальному закладі № 282.

3.2. Шляхи оптимізації системи управління документообігу.

Висновки.

Список використаної літератури.


Вступ

Актуальність теми. Освіта - одна із найважливіших галузей держави, тому вона повинна діяти в суворій відповідності до нових законів. В державі завершується створення пакету законів про освіту, які мають бути настільною книгою кожного директора закладу освіти в управлінській діяльності.

Багатоманітність управлінської діяльності, єдність та взаємозв'язок, притаманні управлінню, форми й методи керівництва, а також види зворотного впливу об'єктів управління на функції суб'єктів — усе це неминуче відбивається у відповідних документах, з допомогою яких органи управління реалізують свої рішення.

Сучасна система освіти України — це сукупність системи освітніх програм і державних освітніх стандартів різних рівнів і спрямованості; мережі освітніх установ різних організаційно-правових форм, типів і видів; систем и органів управління освітою і підвідомчих їм установ та підприємств. Навчальні заклади України являють собою розгалужену мережу об’єктів управління, її серйозна проблема полягає у відсутності дієвого зворотного зв’язку потоків інформації — від шкіл до органів управління освітою в регіонах і далі до Міністерства освіти та науки України.

Сучасний рівень організації діловодства в Україні, її нормативно-правового регулювання, наукового та методичного забезпечення, впровадження у ЗНЗ засобів інформатизації і стан підготовки кваліфікованих документознавців свідчить, що в країні з 1991 р. здійснено низку заходів для високоефективного функціонування цієї сфери практичної діяльності. Разом з тим всі згадані чинники формування досконалого рівня діловодства досі у науковій літературі, як правило, розглядалися якщо не ізольовано, то у мінімальному взаємозв’язку.

Проблемна ситуація. Будь-яка навчальна установа, незалежно від форми власності самостійно вирішує проблему документного забезпечення управління, за рахунок удосконалення якої стає можливим підвищення рівня його ефективності, корпоративної культури взагалі. Для загально-навчального закладу робота з документами - один Із головних методів діяльності, оскільки завжди виникає необхідність фіксування того чи іншого результату діяльності, як колективу в цілому, так і кожного учня зокрема.

На сьогоднішній день в більшості навчальних закладів існує ряд труднощів, пов'язаних з документообігом, а саме :

- великий обсяг документів ,адже система навчальної документації має бути максимально повною і детальною, що дасть можливість комплексно відображати інформацію навчального процесу ЗНЗ;

- відсутність обробки інформації технічними засобами,що призводить до зростання обсягу непродуктивної ручної праці;

- несвоєчасність виконання документаційної роботи працівниками навчальних закладів;

- відсутність постійної системи контролю в роботі з документообігом.

Мета дослідження— знайти шляхи оптимізації системи управління документообігу ЗНЗ.

Завдання дослідження:

1. Проаналізувати сучасний стан системи управління документообігом.

2. Уточнити основні поняття дослідження.

3. Визначити підходи, принципи та методи дослідження системи управління документообігу ЗНЗ.

4.Розглянути сутність та зміст системи управління документообігу.

5.Дослідити специфіку системи управління документообігу ЗНЗ.

6. Обґрунтувати критерії оптимізації системи управління документообігу ЗНЗ.

7.Проаналізувати ефективність системи документообігу ЗНЗ № 243.

8.Розробити шляхи оптимізації системи управління документообігу ЗНЗ №243.

Предмет дослідження— система управління документообігу ЗНЗ.

Об'єкт дослідження- оптимізація системи управління документообігу ЗНЗ.

Гіпотеза дослідження

Основна гіпотеза: - Налагоджена система документообігу в навчальному закладі є одним з визначальних чинників ефективності виконання всіх функцій управління.

Додаткові гіпотези :

- Оптимізація системи документообігу ЗНЗ можлива при використанні таких напрямків удосконалення як стандартизація, уніфікація тексту документів, використання сучасних технічних засобів створення, копіювання, обробки і зберігання документів.

Методи дослідження. Під час дослідження були використані такі дослідницькі методи: поняттєвого аналізу, історико-порівняльний, системного аналізу.

Структура роботи. Робота складається із вступу, трьох розділів (8 підрозділів), висновків, списку використаних джерел та літератури. Загальний обсяг роботи становить 78 сторінок, у тому числі: основний текст – 69 сторінок, список використаних джерел та літератури, що містить 57 назв на 5 сторінках.


Розділ І. Методологічні основи дослідження системи документообігу

1.1.Сучасний стан дослідження системи управління документообігом

Як зазначає Н.Слободянюк [52], документообіг - це рух документів з організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки.

Відповідно до визначення (ДСТУ Р 51141—98), документообігом є «рух документів в організації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення», тобто повний цикл життя всього числа документів в організації до передачі їх до архіву або на знищення.

Діловодство, чи «документаційне забезпечення управління», згідно цього ж джерела, означає «галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами». Тобто діловодство є сукупністю організаційних механізмів ведення і контролю документообігу офіційних документів.

Ю.Палеха [46] зазначає, що традиційне діловодство передбачає ведення великої кількості журналів та/або картотек, що обслуговують паперовий документообіг. І саме ведення цих картотек є першочерговим об'єктом автоматизації діловодства. У той же час ніщо не заважає включити до автоматизованої системи можливість зв'язку картки з електронним образом власне документу (текстом і навіть зображенням, звуком і відеофільмом). У такий спосіб створюються технологічні умови для переходу до електронного документообігу. Перехід же до електронного документообігу, у свою чергу, створює передумови для формування електронних архівів з ефективними механізмами довідково-аналітичної роботи на величезній кількості документів у різних формах представлення.

З іншого боку, використання комп'ютерної мережі створює умови для децентралізації виконання різних діловодних функцій при збереженні централізованого контролю за документообігом. Можна, наприклад, дозволити підрозділам і навіть окремим працівникам здійснювати самостійну реєстрацію документів і при цьому централізовано контролювати їхнє проходження. Більш того, наявність мережі, що зв'язує територіально віддалені органи влади, дозволяє забезпечити централізований контроль за документообігом, що неможливо здійснити в рамках чисто паперової технології.

Л.Погрібна [49] пропонує використання системи автоматизації діловодства і документообігу (далі САДД), що цілком відповідає існуючій діловодній практиці. Вона забезпечує ведення величезної кількості електронних картотек, що, однак, є при цьому підмножинами єдиної картотеки органу влади. При цьому резолюції і пов'язані з ними документи автоматично переміщаються між картотеками відповідно до прийнятої технології проходження документів.

Таким чином, у будь-який момент часу є наявною повна інформація про стан, історію руху і виконання документів в органі влади. Даний комплекс програмного забезпечення (ПЗ) дозволяє також вирішити проблему координації роботи з документами в територіально-розподілених підрозділах або представництвах органу влади. Забезпечується обмін документами і резолюціями з використанням сучасних систем зв'язку між підрозділами.

Донині існують досить полярні концепції документознавства: широкого й вузького його розуміння. Паралельне існування в науковій та освітній сферах двох документознавств — наук із однією назвою, але з різним змістом, як підкреслює Н.М.Кушнаренко [7, c. 37], створило двоякий смисл дисципліни, зумовило певні незручності й спричинило полеміку на сторінках періодичних видань.

Термін «документообіг» вживався й для означення науки про способи використання записаної інформації, а крім того — для означення динамічної діяльності комплексного міждисциплінарного змісту, терміносистема якої має тенденцію до розширення.

Еволюцію окремих визначень поняття «документообіг», що існують на сьогоднішній час, подано в таблиці 1.1.

У радянській період головну увагу дослідники приділяли організаційно-методичним та технологічним аспектам діловодства. Перші дослідження з цих питань було проведено в 1920‑хрр., а їх результатом стало видання профільних підручників. Наприкінці 1930‑хрр. особливості системи діловодства було висвітлено Г.Нефедовим, який звернув увагу на необхідність посилення контролю за виконанням документів, поліпшення умов їх зберігання тощо. У 1950–1960‑хрр. збільшується кількість спеціальних публікацій, в яких порушуються питання раціональної організації діловодства в закладах освіти. Удосконаленню систематизації документів, схем класифікації документної інформації і номенклатур справ присвячено статті І.Скорика, М.Савченка, О.Новикова, Я.Теплицького.

У 1970–1980-хрр. організаційно-методичні та технологічні питання діловодства розглядали З.Бондаренко,В.Кірсанова, В.Купченко, Н.Мастерова, С.Дудник, В.Кузнецова, Ю.Пришва, І.Глуховська, О.Мушкін.

У пострадянській Україні було розпочато дослідження проблем управлінського документознавства, організації діловодства в нових політичних та економічних умовах. У цьому напрямі активно працюють такі дослідники, як С.Кулешов , В.Бездрабко, О.Загорецька, С.Сельченкова, Ю.Палеха [43-47]. У низці досліджень провідних російських документознавців (А.Сокова, М.Ларін, О.Рисков та ін.) ці аспекти цілком справедливо аналізуються з позицій документаційного забезпечення управління, зважаючи на зміни (управлінські, інформаційні, технологічні), що відбулися у функціонуванні органів освіти.

У сучасній Україні увага науковців до проблем організації діловодства в закладах освіти значно зменшилась. Якщо вони і розглядаються, то у сукупності з проблематикою реалізації діловодних процесів в органах державної влади. Однак, незважаючи на актуальність, питання ДЗ діяльності закладів освіти в Україні у комплексній науковій праці документознавцями ще не порушувалися.

Так, Я.Кавторєва схиляється до думки, що основні фактори ефективності автоматизації документообігу з використанням пропонованого програмного рішення:

· Заощадження організаційно-технічних витрат, пов'язаних з розмноженням і переміщенням документів, реєстрацією роботи з ними.

· Упорядкування технології роботи з документами. Впровадження єдиної комп'ютерної технології дозволяє підприємству перейти на єдину систему діловодства і документообігу.

· Прискорення проходження документів на підприємстві за рахунок ефективної електрон